Legg til favoritt

Del 3: Mentorsamtalen og mentorkompetanse

Del 3 av mentorprogrammet tar for seg mentorsamtalen og mentorkompetanse

Selvstudium

Nå skal samtalene mellom deg og mentee stå sentralt. Hvordan kan du starte en samtale? Hvordan vil du strukturere – og hva skal være tema og form dette året dere har samtaler?
Det er igjen klart for et foredrag om mentorsamtale fra Petter Mathisen. Videoen varer i ca. 20 minutter. Ta pauser ved behov for å notere og tenke over poengene fra Petter Mathisen.

Tenk igjennom og noter:
Hva er de tre viktigste punktene du tar med deg fra videoen?

Punktene tar du med til studiegruppemøtet.

Rammene rundt men mentorsamtale

Det kan virke selvsagt at rammene rundt en samtale mellom mentee og mentor må være hensiktsmessige. Vi har allikevel noen anbefalinger:

• Tidspunkt: velg når det vanligvis er roligere på arbeidsstedet. Dere skal begge slippe å tenke på at dere har forlatt mye arbeid til kollegaer.
• Registrér i arbeidsliste/dagsplan: avtal med leder at samtale registreres og vises for andre kollegaer. Da vet de at dere har dette oppdraget og kan tilpasse egne aktiviteter og oppdrag utenom avtalt tidspunkt.
• Sted for samtaler: Unngå forstyrrelser! Velg et rom vekk fra arbeidsplassen, som gjerne ligger litt unna vaktrom/base, stuer eller varemottak. Rommet kan gjerne være beregnet på samtaler, der det kan være en atmosfære som inviterer til refleksjon og ettertanke. Vurdér et «ikke forstyrr»-skilt på døra. Telefon bør være på lydløs, og alarmer på et minimum.

Oppbygging av en mentorsamtale

En samtale mellom mentor og mentee skal være forberedt og planlagt og følge en naturlig progresjon gjennom for eksempel 45 minutter. På samme måte som for en veiledningssamtale er det en god ide å bygge opp en mentorsamtale etter et bestemt mønster. Sidsel Tveiten presenterer en figur av fisk i boka «Veiledning – mer enn ord» (2024). Dette kan være en god modell for hvordan man kan bygge opp en mentorsamtale. Kombinér gjerne denne med innspillene fra Petter Mathisens video.

Planleggingsfasen:
Denne fasen kommer før fiskens hode. Du som mentor bør bruke litt tid på å planlegge samtalen med mentee. Du må planlegge ut fra hvor langt i arbeidsforholdet mentee har kommet. Send mentee en melding og spør hva hen har behov for å snakke om. Tre punkter

1. Hva snakket dere om forrige gang? Var det noe som
2. Er det noe som skal følges opp fra forrige samtale?
3. Vil du at samtalen i dag skal oppnå noe spesifikt? 

Oppstartsfasen:
Hodet til fisken illustrerer oppstartsfasen. Her sjekker dere inn i samtalen. Hvis hodet er fullt av inntrykk fra arbeidet du har forlatt, kan det være lurt å bruke noen minutter på å omstille tankene til samtalen man nå skal ha. Dere kan sjekke inn med: «hvordan har jeg det – her og nå?» – eller en annen inngang til å samle oppmerksomheten.

I denne fasen må du forsøke å skape en god og trygg stemning, slik at mentee kan åpne seg opp for deg. Du må vise at du er til stede for mentee – og åpne opp for det som skal komme. Det er naturlig her å ta opp tråden fra forrige samtale. Hva ble vi enig om forrige gang og hva har skjedd siden sist. Til slutt blir dere enige om rammene for dagens samtale.

Arbeidsfasen:
Dette er kroppen til fisken og den fasen som varer lengst. Læring og mestring bør gå igjen som en rød tråd gjennom denne fasen. Mentee forteller om sine opplevelser, du som mentor lytter og stiller spørsmål for oppfølging. Ved hjelp av din kommunikasjon og dine spørsmål stimulerer du mentee til å formidle høyt flere sider ved opplevelsen hen forteller om. Du anerkjenner mentees opplevelse. Du lytter mer enn du snakker. Du må også tåle stillhet om mentee ikke sier noe på en stund. Ikke fyll stillheten, men vær tålmodig. Det kan være en god ide at du oppsummerer hovedtrekk fra mentees opplevelse og spør mentee om du har forstått det riktig. 

Avslutningsfasen:
Dette er siste fase av samtale og tilsvarer halen til fisken. Her skal man runde av samtalen og avslutte på en god måte. Du kan spørre mentee hva hen nå ønsker å ha fokus på i tiden til neste samtale. Kanskje det er noen faglige utfordringer hen bør prøve? Hva gjør vi med det? La samtalen munne ut i konkrete milepæler:  «Jeg som mentee gjennomfører besøket hos fru Hansen, selv om jeg er utrygg på smertepumpa…»
Helt til slutt er det naturlig at mentor spør hvordan samtalen opplevdes for mentee. Hva har hen fått ut av samtalen. Er det forhold i samtalen som mentee skulle ønske ble gjort annerledes?

Du som mentor bør også invitere mentee til å ta uformell kontakt mellom samtalene hvis det oppstår utfordrende situasjoner. Å få utløp for en frustrasjon over noe man ikke mestret, eller å få et klapp på skuldra når noe gikk bra, har en stor verdi når man er ny i jobben.

Refleksjon fortsetter:
Selv om samtalen er over for denne gang vil både mentor og mentee fortsette med separat refleksjon. Du som mentor over din rolle, for eksempel når du ser at mentee lærer som følge av gode spørsmål du har stilt. Mentee vil fortsette å reflektere over det dere snakket om i samtalen.

Hvis dere jobber på samme arbeidsplass, blir det kanskje et kort møtepunkt i en kaffepause eller ved kopimaskinen. Er dere ikke på samme fysiske sted, kan en sms eller lignende være viktig; «Gikk det greit med besøket hos fru Hansen…», som kan gi en kort respons som «».

Innholdet i en mentorsamtale

Innholdet vil variere naturlig ut fra hvor lenge mentee har vært ansatt og hatt mentorprogram. Helt i starten vil det være hensiktsmessig at man bruker tid på å bli kjent, bygge relasjon og avklare forventninger til hverandre. Mentee har behov for kunnskap om arbeidsplassen, kultur og rammer man må forholde seg til i organisasjonen. Spørsmål knyttet til opplæring hører også hjemme i de første mentorsamtalene.

Videre i mentorløpet bør innholdet i samtalene ta utgangspunkt i mentee sine opplevelser og erfaringer.

Mentee bør i starten av sitt mentorprogram sette seg mål for opplæringen. Disse bør være konkrete og med et tidsperspektiv, gjerne med delmål. Hva skal hen ha fokus på og når skal dette skje? Disse tas frem ved hver mentorsamtale og evalueres.

Av og til kan du som mentor kanskje føle at samtalene går litt tregt. Da kan du ha noen spørsmål på lur, eller en liste med temaer som erfaringsmessig kan være gode samtale-initiativ. Du kan trekke inn kompetansebehov, pasienter med utagerende atferd, pårørende, dødsfall, trygghet i avdelingen, rutiner, osv.

Tenk igjennom og noter:

• Hva bør være innholdet i de første samtalene mellom deg og mentee? Skriv konkrete stikkord
• Hvilke temaer bør holdes utenfor mentorsamtaler?

Disse punktene skal du ta med deg til studiegruppemøtet.

Hvordan er dette for menteene? Her er to innspill fra Jon-Kristian og Elisabeth.

Mentee Jon-Kristian har en erfaring han vil dele fra mentorsamtalene:

Mentee Elisabeth deler sin opplevelse av mentorsamtalene:

Nå har du fullført den individuelle delen om mentorsamtaler.

Studiegruppe

Oppgave 1. Tidsbruk: 10 minutter

Gruppa deler med hverandre: alle oppgir først sitt viktigste punkt fra filmen med Petter Mathisen og begrunner hvorfor nettopp denne ble valgt. Deretter gjør dere det samme to ganger til, altså deler det som er punkt to og tre som de viktigste momentene fra videoen – og hvorfor mentoren mener dette.

Oppgave 2. Tidsbruk: 30 minutter.

Innholdet i samtalene

1. Hva er vanligvis tema i mentorsamtalene?
2. Hva bør være innholdet i de første samtalene mellom deg og mentee?
3. Hvem bør bestemme hva det skal snakkes om?
4. Hvordan fordeler temaene seg i forhold til
   • sak ↔ følelser
   • jobb ↔ privat
   • pasientarbeid ↔ arbeidsmiljø
5. Er det temaer dere mener absolutt bør snakkes om i mentorsamtalene?
6. Hva hører ikke hjemme i mentorsamtalene? 

Oppgave 3. Tidsbruk: 45 minutter.

Gjennomfør minst to mentorsamtaler! En er mentor, en annen er mentee og resten er observatører. Når en mentorsamtale er gjennomført bytter dere på rollene og gjennomfører flere samtaler.