Samhandlingsavvik og forbedringsforslag – ressursside for sykehus og kommuner

Samhandlingsavvik er hendelser som avviker fra samarbeidsavtaler, tjenesteavtaler og øvrige avtaler/ retningslinjer for
samarbeidet:

Samarbeidsavtaler mellom kommuner og sykehus – Sykehuset Østfold HF

Samhandlingsavvik mellom kommunene eller mellom helseforetak:
Dette finnes det egne rutiner for. Retningslinje 18 omfattes kun av saker som sendes mellom Sykehuset Østfold og kommunene, – ta kontakt med din leder eller lokale kvalitets- eller pasientsikkerhetsavdeling ved usikkerhet.

Slik melder du et samhandlingsavvik eller et forbedringsforslag til en kommune i Østfold/ Vestby

• Registrer avviket eller forbedringsforslaget i Synergi så raskt som mulig etter hendelsen
• Beskriv hendelsen konkret og konstruktivt og hvilke tiltak som ble gjort for å utbedre situasjonen
• Husk å beskrive hvilken kommune som var involvert og registrere avviket med pasient ID.

Jeg er leder og har mottatt et samhandlingsavvik som skal videresendes.
Se fanen saksbehandle avvik eller forbedringsforslag – oversende sak til mottaker. Husk å kvalitetssikre avviket før det videresendes til mottaker.

Slik melder du et samhandlingsavvik eller et forbedringsforslag til Sykehuset Østfold:

• Registrer avviket eller forbedringsforslaget i ditt lokale avvikssystem så raskt som mulig etter hendelsen
• Beskriv hendelsen konkret og konstruktivt og hvilke tiltak som ble gjort for å utbedre situasjonen
• Det kan være lokale rutiner for behandling av avvik som må tas i betraktning – sett deg alltid inn i hvilke rutiner som gjelder for din enhet.

Jeg er leder og har mottatt et samhandlingsavvik som skal videresendes.
Se fanen saksbehandle avvik eller forbedringsforslag – oversende sak til mottaker. Husk å kvalitetssikre avviket før det videresendes til mottaker.

Slik behandler du samhandlingsavviket eller forbedringsforslaget som leder eller kvalitetsrådgiver.

Oversende sak til mottaker

• Vurder om avviket eller forbedringsforslaget er påvirket av interne rutiner eller om det skal sendes til motpart.
  • Avvik som ikke er brudd på samarbeidsavtalen kan det likevel være aktuelt å videresende fordi temaet har allmenn interesse for læring og forbedring
• Avviket eller forbedringsforslaget skal være meldt i lokalt avvikssystem. Denne meldingen legges ved avviksmeldeskjema

Meldeskjema for samhandlingsavvik og forbedringsforslag.pdf

• Avviket eller forbedringsforslaget videreformidles så raskt som mulig. Melding som sendes lenge etter hendelsen kan være vanskelig for mottaker å ettergå eller læringsverdien har blitt redusert.
• Sende avvik til Sykehuset Østfold fra kommune:
  • send avviket til postmottaket SØ helst gjennom saksarkiv.
  • Avvik til AMK rettes til Oslo Universistetssykehus – avvik til ambulansetjenesten rettes mot Sykehuset Østfold
• Sende avvik til kommune fra SØ:
  • Synergisaken oversendes Samhandlingsavdelingen

Behandle mottatt sak

• Rask saksbehandling er viktig for læringsutbyttet – det settes svarfrist på 30 dager fra oversendt sak.
• Vurder om avviket er:
  • forbedringsforslag?
  • Kun til orientering?
  • Er det et avvik?
    • prosedyrebrudd?
    • brudd på samarbeidsavtalen
    • annet?
• Hvilke tiltak har din enhet satt igang for å hindre gjentakelse bør beskrives.

Fastleger melder avvik eller forbedringsforslag via EDialog – Sykehuset Østfold HF (EDialog er en sikker løsning for sensitiv informasjon som ikke legges inn i pasientjournal).

• Start meldingen med «til samhandlingsavdelingen» slik at avviket kommer riktig sted
• Send avviket så raskt som mulig etter hendelsen
• Beskriv hendelse konkret og konstruktivt hendelsen og hvilke tiltak som ble gjort for å utbedre situasjonen

Har du mottatt et avvik som fastlege og ønsker hjelp til saken? Fastlegen kan ta kontakt med kommunelegen for bistand til oppfølging /hjelp i saken.

Samhandlingsavdelingen purrer på ubesvarte avvik etter 30 dager, og det purres kun en gang

Avvik som ikke er besvart innen et år registreres som ubesvart, rapporteres og lukkes.

Er avviket du har meldt kun sendt til orientering? Samhandlingsavdelingen sender orientering til meldende enhet om at avviket er avsluttet. Det vil komme tydelig frem til melder og mottaker om at avviket kun sendes til orientering.

Med “råbra” menes tilbakemelding på gode prestasjoner, handlinger eller løsninger som andre kan lære av. Målet er å lære av/ forbedre arbeidet.

Melde “Råbra” til Sykehuset Østfold

• Melder via EDialog – Sykehuset Østfold HF (EDialog er en sikker løsning for sensitiv informasjon som ikke legges inn i pasientjournal)
• Starte meldingen med «til samhandlingsavdelingen» slik at meldingen kommer riktig sted
• Samhandlingsavdelingen videreformidler meldingen.

Melde “Råbra” til kommune

• Skrive meldingen i Synergi velg “Råbra” – setter saken til Samhandlingsavdelingen eller aktuell kommune
• Samhandlingsavdelingen videreformidler meldingen

Samarbeidsavtale – kommuner og sykehus Retningslinje nr. 18 – Rutine for håndtering av samhandlingsavvik eller forbedringsforslag

Meldeskjema for samhandlingsavvik og forbedringsforslag.pdf

Samarbeidsavtaler mellom kommuner og sykehus – Sykehuset Østfold HF

Ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten – Helsedirektoratet

kommer